
01
小韩和小郭同期进入食品公司采购部,拿同样的薪水。
到今年已经十年了,小韩青云直上,升职加薪,小郭却原地踏步。小郭想不通:经理为啥厚此薄彼?
经理说:“小郭,你现在到菜市场上去一下,看看今天早上有卖黄瓜的吗?”
一会儿,小郭回来汇报:“只有一个农民拉了一车黄瓜在卖。”
“有多少?”经理又问。
小郭没有问过,于是赶紧又跑到菜市场,然后回来告诉经理:“一共36袋黄瓜。”
“价格呢?”
“您没有叫我打听价格呀。”小郭委屈地辩解。
经理又把小韩叫来:“小韩,你现在到菜市场上去一下,看看今天早上有卖黄瓜的吗?”
小韩也很快就从菜市场回来了,他一口气向经理汇报说:“今天菜市场上共有3位农民卖黄瓜,其中一位农民的黄瓜价格是8毛5分钱一斤,一共有36袋,我在集市上对比了一下,只有这位农民的黄瓜质量不错,价格也便宜,于是顺便带回来几个让您看看。”
小韩边说边从提包里拿出几个黄瓜:“我想这么便宜的黄瓜一定可以挣钱,根据我们以往的销量,36袋黄瓜在一个星期左右就可以全部卖掉。而且,咱们全部买下还可以再适当优惠。所以,我留下了那个农民的联系电话,您可以直接和他协商。”
02
表面看,职场能力不同,取得的效果也不同:一个升职加薪,一个原地踏步。
但是:同一件事,为啥小郭做得不如小韩呢?
小郭只是想到:经理安排什么,我就做什么,至于经理安排工作的目标是啥,背后原因又是啥,就不去考虑了。
其实,小郭这么想,是因为缺乏职场上的系统思维。
不止是小郭,长期以来,很多人已经习惯了把事物分割开进行分析,消弱了看到整体的能力,进而出现4种结果:头痛医头脚痛医脚,只见树木不见森林,只看现象不看本质,只看眼前不看未来。
故事中的小郭,就是把一系列工作任务孤立分隔开来去分析,导致每次只解决了一个任务,结果导致效率低下。
03
其实,系统思维,是一种逻辑抽象能力,也叫整体观、全局观。
有这种思维的人,考虑解决某一问题时,不只就事论事,不是把它当做一个孤立、分割的问题来处理,而是当做一个互相关联的系统来处理:既考虑目标结果和实现的过程,也考虑行动和整体的影响。
那么,职场上,怎样用系统思维解决问题呢?
我们可以用3个步骤进行系统思维:确定目标——分析结构——制订计划。
系统思维第一步:用5W2H法确定目标
5W2H法是第二世界大战中美国陆军兵器修理部首创。它简单方便,容易理解使用,广泛用于企业管理和技术活动,还能帮助我们制定决策、完成工作目标,也有助于弥补我们思考问题的疏漏。
5W指的是5个以英文字母W开头的单词,2H指的是2个以英文字母H开头的单词,具体而言,工作中我们需要思考以下几个方面:
(1) WHY——为什么?为什么要这么做?理由何在?原因是什么?
(2) WHAT——是什么?目的是什么?做什么工作?
(3) WHO——由谁来承担?谁来完成?谁负责?
(4) WHEN——何时?什么时间完成?什么时机最适宜?
(5) WHERE——何处?在哪里做?从哪里入手?
(6) HOW——怎么做?如何提高效率?如何实施?方法怎样?
(7) HOW MUCH——多少?做到什么程度?数量如何?质量水平如何?费用产出如何?
仍以买黄瓜为例,小韩是这样分析的:经理为什么让我去看黄瓜——不是确定有没有卖的,而是需要采购,因为食品公司需要。经理的目的是了解详细信息,以便决定买不买,包括黄瓜价格、品质和数量。这项工作需要我来完成调研,然后经理再决定。时间越快越好,最好去一趟就搞定。去了市场以后,货比三家,尽快按照公司的标准,详细了解价格、品质和数量。最后,挑选其中一家,留下联系方式以便经理亲自沟通。
这样用系统思维考虑问题,是不是工作很到位?
系统思维第二步:分析结构
确定目标后,接着使用逻辑树,通过发散思维,提供各种维度、各个分支的联想、推理和描述。找到解决问题的主要因素是什么。
用一颗树来类比,我们可以把一个已知问题当成树干,把问题的所有相关子问题,分层罗列出来,逐步向下扩展。每想到一点,就给这个问题树枝写出所代表的问题以及影响因素。
然后,把其中对问题影响不大的因素摘出去,最后留下对问题影响最大的因素,也就是树的主干。仅次于最大因素的次要因素,也可以作为附加因素的枝干来进行思考。
这些主干和枝干,就是系统思维中解决问题的关键因素。
故事中的小韩,就具有这种系统思维。
从经理的安排中,他首先确定了工作任务:经理不是想知道市场上有没有卖黄瓜,而是需要采购物美价廉的黄瓜,小韩需要既要完成任务,还节约成本。
另外,从职位上看,决策权在经理,自己的任务就是尽可能了解信息,为经理做出准确的判断。
确定了以上任务以后,引发出的相关子问题包括:市场上销售黄瓜的摊点、数量、质量、价格以及卖主的联系方式、供货能力,甚至考虑长期供货的可能性。
所以,解决问题的主干因素是黄瓜的质量和价格,目标是最佳性价比。
找到这个主要因素,下一步是制定行动计划。
系统思维第三步:制定计划
这一步的系统思维,我们按可行性和执行度,从高到低排列上面两步推导出的因素,并用SMART法则设计出行动计划。
SMART法则,指的是在制定目标的时候遵循的五项原则:Specific(具体的), Measurable(可衡量的),Attainable(可实现的), Relevant(相关的),Time-based(有时限的)。
这次,我们站在小郭的角度,他可以这么做:
S——Specific,我们需要用具体的语言,清楚地说明要达成的行为标准。经理安排小郭去市场上看看有没有卖黄瓜的人,小郭可以经过自己的系统思考以后,向经理确认:需要什么样品质的黄瓜,以便到市场上比较。
M——Measurable,我们制定的计划是数量化、行为化的、可以衡量的。小郭可以向经理确认:咱们能接受黄瓜的价格范围是多少,购买数量是多少。
A——Attainable,付出努力后,我们制定的目标可以实现,避免设立过高或过低的目标。小郭只需要了解市场上的黄瓜的具体情况,尽可能详尽地回报给经理。
R——Relevant,如果我们实现了这个行动目标,其他相关目标也能收益。比如,小郭仅仅去了一趟市场,就解决了多个问题,包括卖黄瓜的摊点,以及黄瓜数量、质量、价格和卖主的联系方式。
T——Time-based,行动目标必须具有明确的截止时间。小郭最好一次性搞定以上所有目标,这样办事效率高, 也避免了被经理三番五次安排任务造成的低效工作。
04
法国心理学家爱德华·德·波诺说过:“思维的质量决定我们未来的质量。”
而系统思维,在职场上极大影响了你的价值。
面对复杂的工作,我们用系统思维的确定目标、分析结构、制订计划三步去搞定,你的职场道路将会开创一片新天地。