你所理解的时间管理,都是错的

文 : 王世民,深圳尔雅总裁,YouCore创始人,著有《思维力:高效的系统思维》
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前段时间,有人分享了一张图片给我,据说是浙江大学竺可桢学院建筑系某学生的时间作息表。


▲ 时间作息表

分享这张图片给我的人,膜拜之余也很懊恼为何自己不能这么自律,因此就想跟我探讨下怎样才能做到这样的时间管理。

说实话,我刚开始还真不知道怎么跟他讨论这件事。


原因有二:

  第一,我不认同这样的时间管理方式,但关键问题是我自己也没做到过这样的时间管理,自己没做到的事告诉别人这么做不行,似乎有点“吃不到葡萄说葡萄酸”的感觉。

  第二,如果真有人能从这样的时间管理方式中受益,那他一定优秀得吓人,可是99.99%的普通人是没必要这么优秀的。


这么多年工作下来,我早已认识到天外有天、人外有人,因此接受了自己的平庸。


但我总不能也建议别人接受平庸吧,弄不好人家就是那个“天外天、人外人”呢。

好在我还有一套适合于我这类平庸之辈的另类“时间管理”方法。


于是我避而不谈这个可望不可即的时间作息表,而是分享了我的做法。

他挺受用,也就没再跟我探讨让我左右为难的时间作息表了。

不过,后来我还是仔细琢磨了下为何我们普通人不适合这些逆天的时间作息表,


今天借这篇文章跟你分享下。

 

01

“学霸”们的时间管理方式有何弊端?

 

史蒂芬.柯维在《高效能人士的七个习惯》的“习惯三要事第一”中提到了人类四代时间管理的演化。


▲ 图、四代时间管理理论的演化

  第一代理论着重使用便签与备忘录,这个方法我们多多少少都还在使用。

◆  第二代理论强调日程表,开始关注未来的规划了,这是所有时间管理和任务管理软件的基本功能。

◆  第三代理论就是所谓“学霸”们的时间管理方式它根据轻重缓急设定短、中、长期目标,再逐日制定实现目标的计划。


也就是本文开头的时间作息表,通过将有限的时间、精力加以分配,以争取最高的效率。

第三代时间管理理论有没有效果?


肯定有,否则就不会时不时地流出这个“学霸”、那个“成功人士”的各种时间作息表了。

但问题在于,这种时间管理方式适用的人非常非常小众,因为它无视人性,将人当成了“机器”。

要从时间管理方式中受益,你至少要满足3个基本条件:

①  有着很强的意志力和自律性。


比如,即使在某个时间段情绪不佳也能逼着自己完成计划内的事情;

②  有着非常出色的专注力和工作学习效率,在每一个时间段里都能完成既定计划;

③  有着很强的自我主导性和抗干扰能力,也就是能不受他人干扰严格执行日程表。

如果你不满足以上3个基本条件,贸然使用这种时间管理方式的话,


反而会带来种种弊端:

①  制定过于详细的时间作息表,会对大脑产生欺骗,让大脑产生满足感,以为计划等同于执行,反而极大地削弱了你执行计划的动力;

②  每个时间段都安排得死死的,对意志力的消耗会很大,你可能会陷入到深度焦虑和自责当中;

 ③  你很难完全掌控自己一天内的全部时间段,一旦有他人干扰,特别是或领导布置的不可抗拒的任务,整个时间作息表就乱了,你反而不愿意执行剩下的计划了。

第三代时间管理的使用条件如此之苛刻,那有没有适合我们普通人的时间管理方法呢?

还真有!


这就是史蒂芬.柯维在《高效能人士的七个习惯》中提到的第四代时间管理,也就是「个人管理

第四代时间管理理论从根本上否定“时间管理”这个名词,主张关键不在于时间管理,而在于个人管理。


与其着重于时间与事务的安排,你不如把重心放在维持产出与产能的配合上。


这段话有点晦涩,接下来我用直白的语言帮你解释下时间管理的本质。

 

02

时间管理的本质

 

时间管理的本质在于提高人的做事效率。

因此它的核心原则不在于时间和事务的安排,而在于人以及人做事的方法。

  核心原则一:不管什么时候,人总是比事情更加重要。

时间管理是为人服务的,就像工具也是为了人开发出来的,


因此人不能成为时间管理的奴隶,就像人不能成为工具的奴隶一样。

所以,不管什么时候,人总是比事情更加重要。


人都有七情六欲、都存在人性弱点的,


因此有效的个人管理偶尔须牺牲效率,迁就人的要素,否则人就成了“机器”了。

这就是为何我们要强调个人管理,而不是时间管理的意义所在。

  核心原则二:如果利用好最高效的时间,只要20%的投入就能产生80%的结果

做事的效率不在于时间的长短,而在于一定时间内的产出效率是否满足了完成事情的要求。

80/20法则是一个广泛存在的规律,


如果你能利用好自己精力最好和大脑最清晰的时间段,那么只要20%的时间投入你就能产生80%的结果。


理解了时间管理的这两个核心原则之后,具体要如何做,才能真正提高自己的时间管理效率呢?


下面我分别给你分享从“人”的维度,以及从“事”的维度我是如何做的。

 

03

从“人”的维度提高时间管理效率

 

从“人”的维度提高时间管理效率的做法,其实不该叫时间管理,更应该叫「个人管理精力管理

 

根据个人实践,我发现从“人”的维度影响效率的主要因素有四个:


①  驱动力

②  个人生物钟

③  身体锻炼

④  个人饮食

针对这四大因素,我分别采用了不同的个人管理和精力管理方法。

▼  一、 找到自己做事的驱动力


这是个人管理最核心的内容。

如果你能找到自己做某事的驱动力,那么你完成这件事的效率无论怎样都会很高。


这个驱动力越能激发你的激情,你的效率就会越高。

就像我现在做的个人核心力赋能,我不仅找到了商业价值,更重要的是基于用户反馈我找到了精神价值。


对我而言,我做这件事的驱动力就非常强了,我的效率自然会很高。

▼  二、 用好自己的生物钟


我们每个人都有自己的生物钟。


在一天当中,有的时间段你的精力会很好、大脑也很清楚,有的时间段你的精力可能会差一些。

因此,你可以花1周左右在纸上或电脑上记录下自己不同时间段的精力状态,


以后就可以将需要深度思考或挑战最大的工作尽量放在你精力最好的时间段来完成。

▼  三、 保证基本的身体锻炼


好精力的来源除了生物钟外,还有身体的锻炼。


如果不能保证基本的锻炼的话,可能你一天内的任何时间段都会精力不佳,甚至连睡眠都会不好。

如果你工作非常忙,很难抽出大段时间运动,


那我建议你从慢跑、冥想和瑜伽这三项中任选一项,因为这三项都很有助于你恢复精力,而且能提高你的意志力水平。

其中跑步是入门最容易、坚持下来限制条件最少的,也是我的最爱。


YouCore所有晚上要加班的同学,都必须每周在公司跑步3次、每次不低于30分钟,效果还是很不错的。


像我们这样每天在公司长达14个小时以上,每周至少6天,几年下来精力还是挺充沛的。

▼  四、 适当调整饮食习惯


最后一个提高精力的方法就是饮食习惯了,


要多吃升糖指数低(低升糖)的食物,少吃升糖指数高(高升糖)的食物。

所谓升糖指数(GI),指的是食物进入人体两个小时内血糖升高的相对速度。


升糖高的食物由于很快就被消化,2个小时后可能就无法给你身体供应足够的葡萄糖了,你的精力就会下降;


升糖低的食物由于消化慢,因此可以在更长时间内给你供应葡萄糖,


因此精力就能够保持得更长久些(多吃低升糖的食物还有个附带好处,可以减肥)

下图是我曾经坚持的食谱和进餐时间,供你参考。


上面这四点就是我的另类“时间管理”方法,


从“人”的角度,更看重提升20%关键时间内的有效产出。

 

04

从“事”的维度提高时间管理效率

 

看了我的另类“时间管理”方法后,千万不能陷入到另一个误区中:认为传统的时间管理彻底无用。

时间管理的本质是提高人的做事效率我分享的另类“时间管理”方法是从“人”的维度提高效率的方法,


但如果你能同时从“事”的维度用好提高效率的方法,你的人生会更高效。

从“事”的维度出发,我最常用的4个小技巧是:


①  在更大范围内分配自己的时间;

②  控制别人的干扰时间;

③  错峰操作;

   碎片时间干杂事

▼  一、 在更大范围内分配自己的时间


这个做法说白了,就是保留更大的弹性,以确保要事能按计划完成。


具体的做法有两个:

①  第一个,以周而不是以天为单位编制计划。


这样万一某一天有未完成的要事,还可以在本周其它时间完成。

  第二个,每天的日程安排至少保留40%的空白时间。


这样万一有什么突发情况或某项工作完成时间超过预期,也能按计划完成要事。

这么做的好处有两点:


①  第一点,可以确保要事被分配了足够充分的时间


如果预留了这么多时间你还未能完成要事,你计划安排得越密,要事被完成的概率就越低;


②  第二点,可以大大减缓焦虑,提高制定和执行计划的意愿


密密麻麻的日程安排表失败次数多了后,很大可能就是你再也不敢制定任何计划了。

▼  二控制别人的干扰时间

人是社会性动物,因此我们的时间安排不可避免会被其他人干扰,


比如接个电话、回个微信消息、临时开会等。

但这并不意味着你每时每刻都会被他人干扰,以周为单位的话,你还是能挤出几个不受干扰的时间段的。

我每周都会尽量挤出两类不受干扰的时间段,


一个是个人生物钟的最佳时间;


另一个是用于深度思考的大段工作时间,比如课程设计、文章写作等。

在这两类时间段内,我会在电脑上退出钉钉和微信的登录,并且将手机静音反扣在桌面上,


万一有人当面来找我,我也会请他等一等,等我过了这个不受干扰的时间段后再主动联系他。

▼  错峰操作

人类自从进入到工业社会后,每个人的安排就被统一的时刻表控制了。


比如8:30上班、12:00吃午饭、周六周日放假等。

这么做的好处是每个人的行为更有可预测性了,保证了最大规模化的社会协作。


但对每个个体而言,就形成了某几个时刻的扎堆,大量宝贵的时间被浪费在了排队中。


比如上下班路上的塞车、中午吃饭的排队等。

我的做法就是:尽可能逆向操作,减少无效等待的时间


比如,


我每天早上最迟7:15前开车出门,这样15分钟内就能到公司,而不是在路上塞40、50分钟;

每天中午12:30左右去吃饭,这样就不需要排队打菜了;

挑吃饭时间去理发,这时理发师最空闲根本无需排号。

▼  四碎片时间干杂事

每个人每天都有不少的碎片时间,比如等电梯的时间、吃饭的时间、等车的时间。

这些时间用来做深度思考是不可行的,但完全可以用来处理各种杂事。


比如发个微信消息、回个电话、订购一个生活必需品等。

这样你就可以避免好不容易积累出来的整段时间被各种杂事碎片化,而是用于更有价值的工作上。

做好个人管理和精力管理,再搭配上这四个时间管理小技巧后,你会发现咱们这种普通人也能将自己的时间和人生管理得更高效。

 

05

写在最后

 

所谓“学霸”和“成功人士”们的时间作息表,虽然我们不知道到底有多少水分,


但至少我们知道一点:这种自律得爆表的时间管理术咱们这等平庸之辈这辈子是望尘莫及了。

因此,咱们得有一套适合自己的另类时间管理方法才行。

从“人”的维度出发,优先做好个人管理和精力管理;


再从“事”的维度出发,适当搭配部分适合自己的时间管理小技巧,你的人生必定会更高效。


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